- Указан точный адрес мероприятия? Город?
- Менеджер знает, где именно будет проходить мероприятие: помещение, этаж, зал, территория, шатёр, улица?
- Есть ли возможность подъехать к месту разгрузки на автомобиле?
- Какое расстояние от автомобиля до места проведения мероприятия?
- Нужно ли переносить оборудование, мебель и еду через двор, лестницы, коридоры или несколько зданий?
- Есть ли грузовой или пассажирский лифт?
- Подходит ли лифт по размеру для перевозки столов, мармитов, термобоксов и другого оборудования?
- Требуются ли пропуска для автомобиля и сотрудников?
- Есть ли ограничения по времени въезда, разгрузки и выезда?
- Есть ли парковка для автомобилей кейтеринга?
- Сообщили ли вы менеджеру, если разгрузка или перенос оборудования будут долгими и сложными?

Если расстояние от зоны разгрузки до места проведения большое, нет лифта или имеются другие сложности, может потребоваться дополнительное время и персонал для разгрузки и монтажа.
Менеджеры стараются, однако могут что-то упустить.

- Во сколько сотрудники Food Factory смогут попасть на площадку?
- Во сколько должны быть полностью готовы столы, еда и напитки?
- Достаточно ли времени между началом доступа на площадку и приходом гостей?
- Не будут ли в это же время работать декораторы, технические специалисты и другие подрядчики?
- Есть ли установленное площадкой время окончания монтажа и демонтажа?
- Нужно ли провести демонтаж сразу после мероприятия или его можно выполнить позднее?

- Есть ли в меню горячие блюда?
- Каким способом они будут сохраняться горячими до подачи?
По законам физики готовая еда постепенно остывает. Способ подачи горячих блюд необходимо согласовать заранее.
Возможные варианты:
Разогрев в микроволновой печи.
Подходит для небольшого количества порций. Необходимо проверить наличие исправной микроволновой печи, посуды для разогрева и достаточного количества времени.
Доставка в термобоксах.
Блюда перевозятся в теплоизоляционных контейнерах. Термобоксы замедляют остывание, но не нагревают еду и не могут сохранять первоначальную температуру неограниченное время.
Подача в мармитах.
Горячие блюда выставляются в мармиты, которые поддерживают температуру во время мероприятия. Необходимо включить в смету мармиты, гастроёмкости, топливо или подключение к электричеству.
Разогрев или приготовление на кухне площадки.
Можно заказать работу повара, который разогреет, доготовит, оформит и передаст блюда на подачу. Необходимо заранее проверить оснащение кухни.
Приготовление на барбекю-зоне или мобильной кухне.
Подходит для блюд на гриле, плова, мяса на вертеле и других блюд, которые готовятся непосредственно на месте. Нужно согласовать площадку, оборудование, пожарную безопасность, электричество, воду и работу поваров.
□ Выбран ли конкретный способ подачи каждого горячего блюда?
□ Все необходимое для выбранного способа указано в смете?
□ Учтено ли время между доставкой еды и началом её подачи?

- Есть ли на площадке кухня или отдельное помещение для работы персонала?
- Разрешено ли сотрудникам кейтеринга пользоваться кухней?
- Есть ли рабочие поверхности?
- Есть ли холодильник и достаточно ли в нём свободного места?
- Есть ли морозильная камера, если она необходима?
- Есть ли микроволновая печь?
- Есть ли духовой шкаф, плита, гриль или другое оборудование?
- Можно ли использовать оборудование площадки?
- Есть ли мойка и горячая вода?
- Есть ли место для хранения транспортировочных коробок, термобоксов и упаковки?
- Есть ли отдельное место, где персонал сможет собирать, оформлять и выдавать блюда?

Если кухни или технической зоны нет, это необходимо сообщить менеджеру.
Для работы могут потребоваться дополнительные столы, стеллажи, ширмы, вода, мобильная кухня или другое оборудование.

- Есть ли на площадке электричество?
- Где находятся розетки?
- Подходит ли их количество и мощность для оборудования?
- Можно ли одновременно подключить мармиты, кофемашину, чайники, холодильники, свет и звуковое оборудование?
- Есть ли удлинители и распределители или их нужно включить в смету?
- Нужен ли генератор?
- Есть ли доступ к питьевой воде?
- Есть ли доступ к технической воде для мытья рук, оборудования и посуды?
- Куда можно сливать использованную воду?

- Соответствует ли меню формату мероприятия?
- Понимаете ли вы, какие блюда подаются порционно, а какие выставляются на общий стол?
- Нужно ли обновлять блюда на столах во время мероприятия?
- Нужно ли официантам разносить блюда гостям?
- Нужно ли собирать грязную посуду?
- Нужно ли убирать использованные салфетки, бутылки и мусор?
- Есть ли среди гостей дети?
- Есть ли у гостей аллергии, ограничения по питанию или особые диеты?
- Нужны ли постные, вегетарианские, безглютеновые или другие специальные блюда?
- Есть ли продукты, которые нельзя использовать?
- Сообщена ли менеджеру вся информация об особенностях питания гостей и зафиксирована ли она в смете?

- Какие напитки предоставляет Food Factory?
- Какие напитки заказчик привозит самостоятельно?
- Кто будет охлаждать напитки?
- Где будут храниться напитки до начала мероприятия?
- Достаточно ли холодильников?
- Нужен ли лёд?
- Включены ли в смету ёмкости для льда, кулеры, диспенсеры или ванны для охлаждения?
- Кто будет открывать бутылки и разливать напитки?
- Нужны ли штопоры, открывалки, барный инвентарь и бармен?
- Нужна ли отдельная барная стойка?
- Нужны ли бокалы разных видов для воды, вина, шампанского и крепких напитков?
- Нужна ли кофейная станция или других напитков?
- Включены ли кофе, чай, сахар, молоко, сливки, стаканы, крышки, ложки и вода для кофемашины?

Каждая позиция посуды включается в смету отдельно.
- Включены ли тарелки для всех запланированных блюд?
- Нужны ли отдельные тарелки для закусок, горячего, супа и десерта?
- Включены ли вилки, ножи и ложки?
- Нужны ли чайные ложки?
- Нужны ли приборы для раскладки блюд: щипцы, лопатки, большие ложки?
- Нужны ли блюда, подносы, этажерки, салатники и соусники?
- Включены ли чашки, блюдца и стаканы?
- Включены ли бокалы для всех видов напитков?
- Нужны ли запасные тарелки, приборы и бокалы?
- Кто будет мыть посуду во время мероприятия?
- Нужно ли организовать сбор и вывоз грязной посуды после мероприятия?

Пример: если чайная ложка, нож, бокал или щипцы для раскладки не указаны в смете, они не будут автоматически добавлены к заказу.

- Есть ли на площадке необходимое количество столов?
- Подходят ли столы по размеру и высоте?
- Есть ли столы для гостей, фуршета, напитков, кофе, торта и работы персонала?
- Есть ли стулья для всех гостей?
- Нужны ли дополнительные столы для кухни и технической зоны?
- Включены ли скатерти?
- Указаны ли цвет и размер скатертей?
- Нужны ли напероны, дорожки, юбки для столов или чехлы на стулья?
- Включены ли текстильные или бумажные салфетки?
- Требуется ли монтаж и последующий сбор мебели?

- Кто будет встречать гостей?
- Кто будет сервировать столы?
- Кто будет подавать блюда и напитки?
- Кто будет обновлять фуршетные линии?
- Кто будет убирать грязную посуду?
- Кто будет следить за порядком на столах?
- Кто будет разливать алкоголь?
- Нужен ли бармен?
- Нужен ли повар на площадке?
- Нужен ли технический сотрудник для оборудования?
- Достаточно ли официантов для количества гостей и выбранного формата обслуживания?
- Учтено ли время персонала на монтаж, мероприятие, демонтаж и дорогу?
- Может ли мероприятие закончиться позднее запланированного времени?
- Согласована ли стоимость продления работы персонала?

- Кто привозит торт?
- Где он будет храниться?
- Есть ли холодильник подходящего размера?
- Кто будет выносить и нарезать торт?
- Включены ли нож, лопатка, тарелки, вилки или ложки для десерта?
- Нужен ли отдельный стол для торта?
- Нужны ли свечи, зажигалка или подставка?
- Нужно ли упаковать оставшийся торт после мероприятия?

- Мероприятие проходит полностью или частично на улице?
- Есть ли крыша или шатёр?
- Защищена ли площадка от дождя, ветра и прямого солнца?
- Есть ли твёрдое и ровное покрытие?
- Можно ли безопасно установить столы, оборудование и мармиты?
- Что произойдёт при дожде, сильном ветре или похолодании?
- Есть ли резервное помещение?
- Нужны ли обогреватели или вентиляторы?
- Нужны ли зонты, шатры, стены для шатров или утяжелители?
- Есть ли освещение после наступления темноты?
- Защищено ли электрическое оборудование от осадков?
- Согласована ли работа мангала, гриля или открытого огня?

- Кто будет упаковывать оставшуюся еду?
- Нужны ли одноразовые контейнеры?
- Кто забирает оставшиеся напитки?
- Кто выносит мусор?
- Где находится место сбора мусора?
- Требует ли площадка полной уборки после мероприятия?
- Когда необходимо освободить помещение?
- Есть ли ограничения по шуму и времени завершения мероприятия?
- Кто передаёт арендованное оборудование представителю Food Factory?

Перед оплатой и окончательным согласованием заказа ответьте на пять вопросов:

1. В смете указано всё, что потребуется гостям, персоналу и подрядчикам?
2. Понятно, кто отвечает за доставку, разгрузку, монтаж, обслуживание, демонтаж и уборку?
3. Учтены ли реальные условия площадки: расстояние, этаж, лифт, электричество, вода, кухня и ограничения по времени?
4. Понятно, как будут храниться, разогреваться, подаваться и убираться еда и напитки?
5. Проверена ли каждая позиция сметы по количеству: мебель, посуда, приборы, текстиль, оборудование, персонал и время работы?

Если по любому пункту нет точного ответа, сообщите об этом менеджеру до утверждения сметы. Это позволит заранее предусмотреть решение и избежать дополнительных расходов, задержек и неудобств во время мероприятия.

- Точно ли определены дата и время мероприятия?
- Указано ли время начала сбора гостей?
- Указано ли время начала основной программы?
- Указано ли планируемое время окончания?
- Сколько будет взрослых гостей?
- Сколько будет детей?
- Будут ли дети сидеть за общими столами?
- Нужны ли детские стулья?
- Может ли количество гостей измениться?
- До какой даты необходимо утвердить окончательное количество гостей?
- Понимаете ли вы, как изменение количества гостей влияет на меню, мебель, посуду и персонал?

- Какой формат планируется: банкет, фуршет, детский праздник, конференция, лекция, мастер-класс или вечеринка?
- Нужна ли посадка для всех гостей?
- Нужна ли отдельная зона приветственного фуршета?
- Нужен ли танцпол?
- Нужна ли сцена или место для выступающих?
- Нужен ли президиум?
- Нужен ли отдельный стол для детей?
- Нужна ли фотозона?
- Нужна ли зона для ведущего, диджея или музыкантов?
- Нужна ли зона для подарков, торта или регистрации гостей?
- Согласована ли итоговая схема расстановки мебели?

- Выбрано ли меню для каждого гостя?
- Какие блюда подаются индивидуально?
- Какие блюда ставятся на общий стол?
- В какое время необходимо подать горячее?
- Нужна ли вторая подача горячего?
- Нужна ли подача торта?
- Есть ли специальное меню для детей, вегетарианцев или гостей с аллергиями?
- Кто отвечает за алкогольные и безалкогольные напитки?
- Нужен ли бармен?
- Нужно ли заранее охладить алкоголь?
- Достаточно ли официантов?
- Нужно ли обслуживание гостей до конца мероприятия?
- Нужна ли упаковка оставшейся еды?

- Разрешено ли приносить свой алкоголь?
- Есть ли ограничения по видам напитков?
- Когда алкоголь можно привезти в зал?
- Кто принимает алкоголь и проверяет количество?
- Нужно ли охлаждать напитки заранее?
- Есть ли место в холодильниках?
- Нужен ли дополнительный холодильник или ёмкости со льдом?
- Нужны ли бокалы под каждый вид напитка?
- Нужны ли штопоры, открывалки и лёд?
- Кто будет разливать напитки?
- Кто забирает оставшийся алкоголь после мероприятия?

- Утверждено ли количество столов и стульев?
- Выбрана ли форма столов?
- Утверждена ли схема посадки?
- Выбраны ли цвет и вид текстиля?
- Нужны ли чехлы на стулья?
- Нужна ли дополнительная сервировка?
- Нужны ли отдельные столы для торта, подарков, ведущего, диджея или подрядчиков?
- Нужны ли детские стулья?
- Требуется ли перестановка мебели во время мероприятия?
- Кто будет выполнять перестановку?

- Будет ли ведущий?
- Будет ли диджей?
- Будут ли музыканты или артисты?
- Понадобятся ли им отдельные столы, стулья или питание?
- Какое оборудование они привезут?
- Сколько розеток им понадобится?
- Нужен ли доступ в зал заранее?
- Во сколько они начнут монтаж?
- Нужны ли гримёрка или место для хранения вещей?
- Будет ли фотограф или видеограф?
- Нужен ли им дополнительный свет?
- Будет ли декоратор?
- Во сколько нужен доступ к залу?
- Кто отвечает за демонтаж декораций?
- Когда будет демонтаж: сразу, ночью, на сл день? Платно? Бесплатно?
- Не повредит ли декор стены, потолок, мебель или другое имущество зала?

- Нужны ли микрофоны?
- Сколько микрофонов необходимо?
- Нужны ли колонки?
- Нужен ли диджейский пульт?
- Нужен ли проектор или телевизор?
- Нужен ли экран?
- Нужен ли провода? Какие? Сколько? Длина?
- В каком формате будет презентация?
- Кто подключает и проверяет оборудование?
- Нужен ли технический специалист во время мероприятия?
- Нужна ли светомузыка?
- Нужен ли дополнительный свет для сцены или фотозоны?
- Проведена ли проверка звука и презентации до прихода гостей?

- Какое время входит в аренду?
- Входит ли в него монтаж и демонтаж?
- До какого времени разрешено мероприятие?
- Может ли мероприятие продлиться?
- Сколько стоит каждый дополнительный час?
- Нужно ли заранее согласовывать продление?
- Учтено ли дополнительное время работы официантов, поваров, администратора и технических сотрудников?

Перед оплатой и окончательным согласованием заказа ответьте на пять вопросов:

1. В смете указано всё, что потребуется гостям, персоналу и подрядчикам?
2. Понятно, кто отвечает за доставку, разгрузку, монтаж, обслуживание, демонтаж и уборку?
3. Учтены ли реальные условия площадки: расстояние, этаж, лифт, электричество, вода, кухня и ограничения по времени?
4. Понятно, как будут храниться, разогреваться, подаваться и убираться еда и напитки?
5. Проверена ли каждая позиция сметы по количеству: мебель, посуда, приборы, текстиль, оборудование, персонал и время работы?

Если по любому пункту нет точного ответа, сообщите об этом менеджеру до утверждения сметы. Это позволит заранее предусмотреть решение и избежать дополнительных расходов, задержек и неудобств во время мероприятия.